Tu as sûrement une liste de choses à faire quelque part, sur un Post-it ou dans les notes de ton téléphone. Et tu sais aussi bien que moi qu’une bonne partie de ce qu’il y a dessus ne sera jamais fait, un peu comme ces résolutions qui ne marchent jamais.
Ce n’est pas qu’une impression. D’après les données de l’appli iDoneThis, reprises par l’auteur américain Kevin Kruse, environ 41 % des tâches notées sur une to-do list ne sont jamais réalisées. Kruse a interrogé plus de 200 personnes qui ont très bien réussi (des milliardaires et des athlètes olympiques, entre autres), et son constat m’a fait réfléchir. La plupart ne travaillent pas avec une liste.
Ils vivent avec leur agenda.
Pourquoi la to-do list te fait perdre du temps
Le premier problème, c’est qu’on commence toujours par les trucs rapides. Répondre à un mail ou rappeler le plombier. Les tâches longues et pénibles glissent tout en bas, et elles y restent des jours.
Ensuite, une liste ne fait pas la différence entre l’urgent et l’important. Tout est posé au même niveau. Résultat, tu éteins des feux toute la journée et le projet qui compte vraiment n’avance pas d’un pouce.
Et puis il y a le stress. Chaque tâche non cochée reste dans un coin de ta tête. Pas étonnant que tu sois crevé le soir et que tu tournes quand même dans ton lit sans réussir à dormir.
Ce que font les gens très productifs à la place
Ils mettent tout dans leur calendrier. Chaque tâche y devient un créneau, avec une heure de début et une durée.
Premier réglage à faire : change la durée par défaut de tes événements. Dans Google Agenda comme dans Outlook, elle tourne autour de trente minutes à une heure. Kruse conseille de passer à 15 minutes. Tu vas vite découvrir que beaucoup de choses tiennent dans un quart d’heure, et qu’il est plus simple d’assembler des petits blocs que de découper une heure entière.
Ensuite, place d’abord ce qui compte le plus pour toi. La séance de sport ou le dossier important de la semaine passent en premier, le reste vient remplir les trous, exactement comme dans une routine matinale bien découpée.
Les événements récurrents sont aussi très pratiques. Ta séance du mardi soir, ton dîner du vendredi avec ta copine : tu les programmes une fois et ils reviennent tout seuls chaque semaine.
Dernier conseil, et c’est celui qui a le plus changé mes journées : arrête de checker tes mails toutes les cinq minutes. Bloque deux ou trois créneaux dans la journée pour ça, et ferme ta boîte le reste du temps. Ça fait tomber une bonne partie des excuses qui t’empêchent d’atteindre ton potentiel. (Au début, c’est dur. Après une semaine, tu ne reviens plus en arrière.)
Ce qui est programmé finit par être fait. Ce qui traîne sur une liste, beaucoup moins. Retiens juste ça.
FAQ
Pourquoi les to-do lists ne marchent pas ?
Une liste ne dit ni quand faire une tâche ni combien de temps elle prend. On finit par cocher les trucs faciles et repousser les gros dossiers. Une grosse partie des tâches notées ne sont jamais faites.
Quelle durée par défaut choisir dans son agenda ?
Kevin Kruse recommande 15 minutes au lieu des 30 ou 60 habituelles. Des petits blocs t’obligent à découper ton travail. Et tu peux toujours en mettre deux ou trois bout à bout pour une tâche plus longue.